Uma rotina definida
Escolhemos o primeiro problema: orçamento sem retorno, cadastro na chegada ou pedido perdido na troca de turno. Regras, exceções e responsáveis ficam combinados.
IA e automação · Hotéis e pousadas
Atenda quem quer reservar.
Cuide de quem já chegou.
Orçamentos acompanhados, Reservas conectadas, Pedidos com responsável
Seu hóspede chama no WhatsApp. A IA recebe o pedido, consulta datas e valores no sistema e acompanha os próximos passos. A Ordelvo constrói essas conexões para sua equipe cuidar da hospedagem.
Para hotéis e pousadas com reservas diretas e equipe de recepção. Antes de propor a solução, verificamos seu sistema, suas regras e a rotina que mais pesa.
Na práticaExemplo fictícioDa pergunta no WhatsApp à estadia acompanhada.
Ana · 16 a 18 de outubro · 2 adultos · pedido CC-1042
Às 23h18, Ana chega pelo anúncio e pergunta pela estadia.
23:18▮▮▮ ▰
Pousada Costa ClaraWhatsApp · assistente virtual
＋Mensagem
Datas, hóspedes e origem ficam no mesmo pedido.
Sistema da pousada↗
Reservas / CC-1042
Ana · pedido de orçamento
- Pedido
- CC-1042
- Origem
- Anúncio → WhatsApp
- Estadia
- 16 a 18 out · 2 noites
- Hóspedes
- 2 adultos
- Próxima etapa
- Consultar opções e valor
Pedido registrado para a equipe continuar.
A cotação vem da disponibilidade e da tarifa do sistema conectado.
Sistema da pousada↗
Reservas / CC-1042
Opções para 16 a 18 out
- Consulta
- 2 adultos · 2 noites
- Duplo
- Disponível nesta consulta
- Tarifa total
- R$ 980 · café incluído
- Regras
- Condições da tarifa no link
- Fonte
- Sistema de reservas · 23h19
Consulta de disponibilidade; ainda não é uma reserva.
Só após o sistema confirmar, a reserva é apresentada como confirmada.
Sistema da pousada↗
Reservas / CC-1042
CC-1042 · reserva confirmada
- Estadia
- 16 a 18 out · duplo
- Total da estadia
- R$ 980 · 2 noites
- Reserva
- Confirmada pelo sistema
- Pagamento
- Confirmado pelo provedor
Confirmação pronta para enviar à Ana.
A recepção vê o que chegou e o que ainda precisa conferir.
Sistema da pousada↗
Chegadas / CC-1042
Chegada de Ana · 16 out
- Reserva
- CC-1042 · confirmada
- Previsão
- Depois das 20h
- Pré-cadastro
- Recebido · 2 adultos
- Conferência
- Pendente na chegada
Próxima açãoPendente
Conferir identificação e concluir o check-in
Recepção · turno da noite
Na troca de turno, cada pedido continua com responsável e próxima ação.
Sistema da pousada↗
Operação / CC-1042
Pendências da hospedagem
Pedido / próxima açãoResponsável
Ana · CC-1042Toalha solicitada · entregar no quarto
Governança›Ana · CC-1042Saída às 15h · já aprovada
Recepção›Bruno · CC-1043Pagamento enviado · conferir
Financeiro›Pedidos fictícios · recebimento e conclusão em etapas diferentes.
- Às 23h18, Ana chega pelo anúncio e pergunta pela estadia.
- Datas, hóspedes e origem ficam no mesmo pedido.
- A cotação vem da disponibilidade e da tarifa do sistema conectado.
- Só após o sistema confirmar, a reserva é apresentada como confirmada.
- A recepção vê o que chegou e o que ainda precisa conferir.
- Na troca de turno, cada pedido continua com responsável e próxima ação.
WhatsApp e telefoneCotação e reservasRecepção e acompanhamento
Do orçamento à saída
A mesma estadia.
Uma etapa de cada vez.
Veja Ana no celular e sua equipe no sistema. Cada cena mostra uma tarefa concreta. Pessoas, valores e registros são fictícios; as funções são definidas conforme o projeto.
01WhatsApp com IA
O pedido chega à noite. A conversa já começa.
Ana viu o anúncio depois do jantar. Ela quer saber se há quarto e quanto vai pagar. Sua equipe está no balcão ou já encerrou o atendimento de reservas.
O que muda para você
A pessoa informa datas e hóspedes no próprio WhatsApp. Sua equipe encontra o pedido organizado quando precisa assumir.
A assistente se identifica como virtual, usa as informações aprovadas pela pousada e oferece acesso à equipe.
Na práticaExemplo fictícioÀs 23h18, Ana chega pelo anúncio e pergunta pela estadia.
23:18▮▮▮ ▰
Pousada Costa ClaraWhatsApp · assistente virtual
＋Mensagem
As dúvidas frequentes usam as regras que a pousada definiu.
23:19▮▮▮ ▰
Pousada Costa ClaraWhatsApp · assistente virtual
＋Mensagem
Datas, hóspedes e origem ficam no mesmo pedido.
Sistema da pousada↗
Reservas / CC-1042
Ana · pedido de orçamento
- Pedido
- CC-1042
- Origem
- Anúncio → WhatsApp
- Estadia
- 16 a 18 out · 2 noites
- Hóspedes
- 2 adultos
- Próxima etapa
- Consultar opções e valor
Pedido registrado para a equipe continuar.
- Às 23h18, Ana chega pelo anúncio e pergunta pela estadia.
- As dúvidas frequentes usam as regras que a pousada definiu.
- Datas, hóspedes e origem ficam no mesmo pedido.
02Conexão com o sistema de reservas
Data, quarto e valor. Na mesma consulta.
Para responder à Ana, alguém teria de abrir o sistema, procurar as datas, conferir a tarifa e digitar tudo no WhatsApp.
O que muda para você
Com a conexão viável, o atendimento consulta a fonte certa e entrega uma cotação com opção de quarto, valor e condições.
Disponibilidade muda. Sem resposta confiável do sistema, o pedido segue para a equipe. Cotação não bloqueia quarto.
Na práticaExemplo fictícioA cotação vem da disponibilidade e da tarifa do sistema conectado.
Sistema da pousada↗
Reservas / CC-1042
Opções para 16 a 18 out
- Consulta
- 2 adultos · 2 noites
- Duplo
- Disponível nesta consulta
- Tarifa total
- R$ 980 · café incluído
- Regras
- Condições da tarifa no link
- Fonte
- Sistema de reservas · 23h19
Consulta de disponibilidade; ainda não é uma reserva.
Ana recebe uma opção compatível com o pedido e um caminho para reservar.
23:19▮▮▮ ▰
Pousada Costa ClaraWhatsApp · assistente virtual
＋Mensagem
Ana continua no ambiente de reservas da própria pousada.
09:03▮▮▮ ▰
Costa Clara Reserva direta
Confira sua estadia
Pedido CC-1042
Entrada → saída16 → 18 de outubro
AcomodaçãoDuplo · 2 adultos
Total de 2 noitesR$ 980 · café incluído
Condições e pagamento no ambiente da pousada.
- A cotação vem da disponibilidade e da tarifa do sistema conectado.
- Ana recebe uma opção compatível com o pedido e um caminho para reservar.
- Ana continua no ambiente de reservas da própria pousada.
03Acompanhamento de orçamentos
O “vou ver e te aviso” tem um próximo passo.
Ana gostou, mas precisa conversar com o marido. O orçamento não precisa sumir entre as outras mensagens do dia.
O que muda para você
O retorno fica combinado e registrado. A equipe acompanha quem ainda decide, quem reservou e quem não quer continuar.
Os contatos seguem a autorização do hóspede e as regras do canal. A automação para quando o retorno deixa de fazer sentido.
Na práticaExemplo fictícioA retomada é combinada com Ana; a cotação continua em aberto.
23:20▮▮▮ ▰
Pousada Costa ClaraWhatsApp · assistente virtual
＋Mensagem
No horário combinado, o atendimento retoma o mesmo orçamento.
09:00▮▮▮ ▰
Pousada Costa ClaraWhatsApp · assistente virtual
＋Mensagem
Quando a reserva é registrada, o retorno comercial é encerrado.
Sistema da pousada↗
Acompanhamento / CC-1042
CC-1042 · acompanhamento
- Retorno combinado
- 13 out · 9h · WhatsApp
- Situação
- Reserva registrada
- Próximo lembrete
- Cancelado
- Se Ana pedir para parar
- Encerrar os contatos
A equipe vê o desfecho sem procurar na conversa.
- A retomada é combinada com Ana; a cotação continua em aberto.
- No horário combinado, o atendimento retoma o mesmo orçamento.
- Quando a reserva é registrada, o retorno comercial é encerrado.
04Integração e confirmação
Confirmada no sistema. Confirmada para o hóspede.
Ana abriu o link e iniciou a reserva. Agora é preciso saber se o registro e a condição de pagamento foram realmente aceitos.
O que muda para você
A confirmação chega depois do retorno do sistema. Recepção e hóspede encontram os mesmos dados da estadia.
Um comprovante enviado não prova pagamento. Se houver pendência, o financeiro recebe a tarefa de conferir.
Na práticaExemplo fictícioO sistema separa reserva registrada de pagamento a conferir.
Sistema da pousada↗
Reservas / CC-1042
CC-1042 · registro recebido
- Hóspede
- Ana · 2 adultos
- Estadia
- 16 a 18 out · duplo
- Reserva
- Aguardando confirmação
- Pagamento
- Ainda não confirmado
Próxima açãoPendente
Aguardar o retorno do sistema de reservas
Reservas / financeiro
Só após o sistema confirmar, a reserva é apresentada como confirmada.
Sistema da pousada↗
Reservas / CC-1042
CC-1042 · reserva confirmada
- Estadia
- 16 a 18 out · duplo
- Total da estadia
- R$ 980 · 2 noites
- Reserva
- Confirmada pelo sistema
- Pagamento
- Confirmado pelo provedor
Confirmação pronta para enviar à Ana.
Ana recebe os dados da reserva que foi confirmada.
09:06▮▮▮ ▰
Pousada Costa ClaraWhatsApp · assistente virtual
＋Mensagem
- O sistema separa reserva registrada de pagamento a conferir.
- Só após o sistema confirmar, a reserva é apresentada como confirmada.
- Ana recebe os dados da reserva que foi confirmada.
05Formulário e mensagens automáticas
Ela chega para se hospedar. O cadastro já está encaminhado.
Ana chega à noite. Antes da viagem, recebe endereço, horário de entrada e o link para preencher os dados solicitados pela pousada.
O que muda para você
A recepção vê a previsão de chegada e o cadastro recebido. Pode conferir o que falta antes de atender no balcão.
O pré-cadastro segue as exigências aplicáveis e não substitui a conferência da recepção. Coletamos apenas o necessário.
Na práticaExemplo fictícioAntes da viagem, Ana recebe as orientações da reserva pelo canal combinado.
10:30▮▮▮ ▰
Pousada Costa ClaraWhatsApp · assistente virtual
＋Mensagem
Ana informa a chegada e preenche os dados no ambiente previsto para isso.
10:32▮▮▮ ▰
Costa Clara Pré-chegada · CC-1042
Sua chegada
16 a 18 out · 2 adultos
Nome da reservaAna
Previsão de chegadaDepois das 20h
Cadastros solicitados2 de 2 preenchidos
Dados de demonstraçãoA recepção vê o que chegou e o que ainda precisa conferir.
Sistema da pousada↗
Chegadas / CC-1042
Chegada de Ana · 16 out
- Reserva
- CC-1042 · confirmada
- Previsão
- Depois das 20h
- Pré-cadastro
- Recebido · 2 adultos
- Conferência
- Pendente na chegada
Próxima açãoPendente
Conferir identificação e concluir o check-in
Recepção · turno da noite
- Antes da viagem, Ana recebe as orientações da reserva pelo canal combinado.
- Ana informa a chegada e preenche os dados no ambiente previsto para isso.
- A recepção vê o que chegou e o que ainda precisa conferir.
06Atendimento por telefone com IA
A ligação vira um pedido que a equipe consegue resolver.
Ana prefere ligar para pedir uma saída mais tarde. A assistente entende o pedido e encaminha a exceção a quem pode aprovar.
O que muda para você
Sua equipe recebe reserva, horário solicitado e resumo da ligação. Não precisa fazer Ana contar tudo de novo.
Descontos, reembolsos e exceções seguem as regras da pousada. O hóspede pode pedir atendimento humano.
Na práticaExemplo fictícioDurante a estadia, Ana liga e pede para sair mais tarde.
11:20▮▮▮ ▰
Ana · reserva CC-1042
Ligação recebida · assistente virtualIA
Olá! Sou a assistente virtual da pousada. Como posso ajudar?
Ana
Quero saber se posso sair às 15h no domingo.
IA
Vou registrar o pedido. A recepção precisa verificar se pode liberar esse horário.
⋮＋
Após identificar a reserva, o pedido chega com o contexto da ligação.
Sistema da pousada↗
Solicitações / CC-1042
Ana · saída às 15h
- Reserva
- CC-1042 · saída em 18 out
- Pedido
- Sair às 15h, em vez de 12h
- Origem
- Ligação · resumo anexado
- Situação
- Aguardando aprovação
Próxima açãoPendente
Verificar disponibilidade e eventual cobrança
Recepção / gerência
Neste exemplo, a recepção aprova. O combinado volta à conversa.
11:32▮▮▮ ▰
Pousada Costa ClaraWhatsApp · assistente virtual
＋Mensagem
- Durante a estadia, Ana liga e pede para sair mais tarde.
- Após identificar a reserva, o pedido chega com o contexto da ligação.
- Neste exemplo, a recepção aprova. O combinado volta à conversa.
07Pedidos, responsáveis e gestão
Mudou o turno. O pedido continua no lugar certo.
Enquanto Ana pede uma toalha, a recepção acompanha saídas e o financeiro confere um pagamento. Cada assunto precisa chegar à pessoa certa.
O que muda para você
O painel reúne pedido, responsável e andamento. Você vê o que está parado e a equipe registra o que já concluiu.
Pedido encaminhado e serviço concluído são estados diferentes. A conclusão vem do registro da equipe.
Na práticaExemplo fictícioAna pede uma toalha. O atendimento separa o pedido da conversa de reservas.
17:12▮▮▮ ▰
Pousada Costa ClaraWhatsApp · assistente virtual
＋Mensagem
Na troca de turno, cada pedido continua com responsável e próxima ação.
Sistema da pousada↗
Operação / CC-1042
Pendências da hospedagem
Pedido / próxima açãoResponsável
Ana · CC-1042Toalha solicitada · entregar no quarto
Governança›Ana · CC-1042Saída às 15h · já aprovada
Recepção›Bruno · CC-1043Pagamento enviado · conferir
Financeiro›Pedidos fictícios · recebimento e conclusão em etapas diferentes.
A equipe marca a entrega feita. O próximo turno encontra o histórico.
Sistema da pousada↗
Operação / CC-1042
CC-1042 · toalha entregue
- Pedido recebido
- 17 out · 17h12
- Responsável
- Governança
- Entrega registrada
- 17 out · 17h25
- Situação
- Concluído pela equipe
O registro mostra quem concluiu e quando.
- Ana pede uma toalha. O atendimento separa o pedido da conversa de reservas.
- Na troca de turno, cada pedido continua com responsável e próxima ação.
- A equipe marca a entrega feita. O próximo turno encontra o histórico.
08Relacionamento e melhoria do atendimento
O hóspede foi embora. A observação não fica esquecida.
No contato combinado após a saída, Ana conta que o chuveiro demorou a aquecer. O relato precisa chegar à manutenção, além de receber uma resposta.
O que muda para você
O comentário gera uma tarefa e a gestão acompanha a solução. A hospitalidade continua depois do checkout.
Mensagens respeitam preferência e autorização de contato. Reclamações delicadas seguem para a equipe.
Na práticaExemplo fictícioApós a saída, um contato combinado permite ouvir como foi a hospedagem.
10:00▮▮▮ ▰
Pousada Costa ClaraWhatsApp · assistente virtual
＋Mensagem
A observação vira uma ação interna, com responsável.
Sistema da pousada↗
Pós-estadia / CC-1042
Retorno de Ana · CC-1042
- Estadia
- Encerrada em 18 out
- Comentário
- Chuveiro demorou a aquecer
- Próxima ação
- Verificar aquecimento do quarto
- Responsável
- Manutenção
Próxima açãoPendente
Investigar e registrar a solução
Gestão acompanha o andamento
A equipe recebe o problema e responde sem inventar uma solução.
10:08▮▮▮ ▰
Pousada Costa ClaraWhatsApp · assistente virtual
＋Mensagem
- Após a saída, um contato combinado permite ouvir como foi a hospedagem.
- A observação vira uma ação interna, com responsável.
- A equipe recebe o problema e responde sem inventar uma solução.
Da primeira rotina ao uso pela equipe
Começamos pelo que
faz diferença hoje.
Seu sistema pode já resolver parte disso. Primeiro verificamos o que existe, onde a equipe ainda repete trabalho e quais conexões são possíveis.
Uma solução testada
Testamos consulta de datas, mudança de tarifa, falta de vaga, falha de conexão e pedido para falar com uma pessoa. A proposta descreve funções, custos e limites.
A equipe no controle
Orientamos o uso e acompanhamos o que foi atendido, o que virou reserva e o que ficou pendente. Ajustes e suporte entram no escopo combinado.
Antes de começar
Faz sentido para
a sua hospedagem?
Preciso trocar o sistema que já uso?+
Não é o ponto de partida. Conferimos seu sistema de gestão da hospedagem, o motor de reservas e os recursos de atendimento que você já contratou. A conexão depende de acesso técnico, permissões e funcionalidades disponíveis. A proposta considera aproveitar o que funciona e construir o que ainda falta.
A IA pode prometer um quarto ou um valor errado?+
Datas, ocupação, tarifa e condições precisam vir da fonte definida pela hospedagem. Se a consulta falhar ou o dado estiver incompleto, o pedido vai para a equipe. O atendimento só confirma depois do retorno do sistema; uma conversa, por si só, não bloqueia o quarto.
O atendimento vai ficar impessoal?+
As respostas seguem a linguagem e as regras da hospedagem. A assistente se apresenta como virtual e oferece atendimento humano. Pedidos especiais, reclamações e decisões fora das regras chegam com histórico à pessoa responsável.
Funciona só para hotéis grandes?+
A avaliação começa pela rotina e pelo volume de trabalho. Uma pousada pode começar por um único fluxo, como responder pedidos de orçamento e acompanhar quem pediu retorno. Para redes ou operações maiores, também avaliamos unidades, permissões e diferentes equipes.
Quanto custa e como acompanho o resultado?+
A proposta separa implantação, ferramentas, uso dos canais e acompanhamento. Definimos o que medir: tempo de resposta, orçamentos com retorno, reservas confirmadas e pedidos pendentes. Nenhuma integração, isoladamente, garante ocupação ou faturamento.
Como ficam mensagens, ligações e dados dos hóspedes?+
Definimos quais informações são necessárias, quem pode acessá-las e como o hóspede chega à equipe. Retornos e campanhas seguem autorização e regras do canal. Dados de cadastro e pagamento usam os ambientes adequados; a recepção mantém as conferências da hospedagem.
Comece por uma situação real
Onde o atendimento mais trava hoje?
Descreva a rotina e monte um resumo para a primeira conversa.